Juntas efectivas

Al escuchar que habrá reunión o junta de trabajo, la mayoría de nuestros colaboradores o compañeros considera que será una sesión perdida, algo poco planeado, sin resultados o al menos  tiempo mal invertido, sólo la mínima parte considera que la ocasión se prestará para analizar algo realmente importante y mantener al equipo en el camino correcto de acuerdo al proyecto en puerta u objetivo de la organización. Lo anterior debido a que en muchas empresas las reuniones sirven para reflexionar sobre miles de temas pero nunca se llega a alguna solución o simplemente se concentra la atención en algo sin importancia que permite una muy buena discusión.

Entonces,  ¿para qué reunirnos?

Las juntas exitosas son productivas pero para dar ésta calificación deben estar antes que todo programadas y bien organizadas, así que depende de ti alcanzar el objetivo de la reunión, evitar frustración por falta de cooperación y buenos resultados, pero sobre todo acabar con la resistencia a juntas futuras.

Toma en cuenta los siguientes puntos, ojalá que sean de utilidad para lograr una junta efectiva (positiva).

1.- Ten claro el objetivo de la reunión y comunícalo

2.- Determina hora y día apropiado. Confirma que las personas claves y la información necesaria estén disponibles para ese momento.

3.- Elabora una agenda con temas a discutir. El orden de los temas se determina de acuerdo a su importancia.

4.- Prepara el espacio para la reunión, recomendamos que sea limpio, amplio y con iluminación suficiente,

5.- Sé el moderador, responsable de llevar a cabo cada tema durante la reunión.

6.- Selecciona un secretario, encargado de registrar la minuta

7.-  Está atento a no salirse del programa y a que se respeten los horarios. Evita desviaciones

8.-  Toma decisiones sobre cada tema a discutir

9.- En caso de ser necesario, trata de acordar fecha para reunión siguiente.

10.- Envía el acta con los acuerdos y plazos a cada participante

11.-  Realiza seguimiento de los acuerdos pactados, monitoreando el avance de cada uno.

Tips: Apagar celulares, empezar y terminar de acuerdo al horario acordado, no acepte retardos ni interrupciones, los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e  ideas, no sobre personas.

Jrdo